Executive assistant

Tareas de Oficina: Gestión de los proveedores de mantenimiento de instalaciones y jardinería. Administrar inventario de insumos de papelería, alimentos y bebidas. Organización de reuniones a nivel nacional e internacional. Filtro de llamadas y gestión del correo, mensajería y paquetería nacional e internacional y, correspondencia.
Finanzas: Seguimiento continuo y control del presupuesto de gastos y, control de pagos a proveedores en la plataforma COUPA.
RRHH: Gestión del servicio a empleados de nuevo ingreso y permanentes, tanto internos como externos, satisfaciendo todas sus necesidades operacionales. Control de asistencia y puntualidad, así como el uso de equipos e instalaciones por parte del personal en el sistema Locatee. Control de acceso de visitantes.
RRPP: Organización de eventos dentro y fuera de las oficinas de la empresa y envíos de regalos a clientes a nivel nacional.

Administrar agenda laboral y personal y, correo electrónico del CEO de la empresa y la agenda laboral de los directores. Mantener en tiempo y forma minutas de juntas de las áreas y, presentaciones ejecutivas y reportes en MS Office.
Ventas y servicio al cliente: Administración de toda la documentación referente a la oferta de productos a los clientes.
Compras: Gestión de toda la documentación referente a las licitaciones efectuadas por la empresa para la contratación de proveedores de compra y reparación de maquinaria y equipo.
RRHH: Gestión de contratos para la contratación de personal para la empresa.
Tareas de Oficina: Revisar facturas y coordinar pago a proveedores. Gestionar viajes de negocios para el personal de toda la empresa. Tramitar viáticos y comprobar gastos de toda la empresa con un 100% de exactitud y oportunidad. Organización de reuniones a nivel nacional e internacional. Filtro de llamadas y gestión del correo, mensajería y correspondencia. Gobierno de archivos: confidencial, proveedores, clientes, contratos.

Garantizar el correcto funcionamiento de la oficina. Administrar agenda de dirección general y del área de servicio técnico. Mantener en tiempo y forma minutas de juntas de dirección y, presentaciones ejecutivas y reportes para el CEO y directores en MS Office.
Mercadotecnia: Mantener al 100% en tiempo y forma las etiquetas de información técnica de los productos tanto en tienda como en página web; Publicitar y gestionar eventos como Food & Wine de FORBES, ferias de negocios de Alemania y eventos realizados dentro de las instalaciones con Kitchen Studios, chefs renombrados y clientes especiales y, fiestas internas de la empresa. 
Ventas y servicio al cliente: Manejar el registro de órdenes de compra y de venta en sistema operativo IBS y, el almacén de productos vendidos con un nivel de exactitud del 100%. Atender “call centre” de clientes de la tienda en línea y satisfacer sus requerimientos hasta un 97%. 
RRHH: Desarrollar el 100% las descripciones de puestos de la empresa.
Tareas de Oficina: Dirigir a los proveedores de mantenimiento de instalaciones. Revisar facturas y coordinar pago a proveedores. Gestionar viajes de negocios para el personal de toda la empresa. Tramitar viáticos y comprobar gastos de toda la empresa con un 100% de exactitud y oportunidad. Administrar inventario de insumos. Acondicionamiento de salas de juntas y organización de reuniones a nivel nacional e internacional. Coordinar y supervisar proveedor de servicios de limpieza. Filtro de llamadas y gestión del correo, mensajería y correspondencia. Gobierno de archivos: confidencial, proveedores, clientes, contratos.

Garantizar el correcto funcionamiento de la oficina. Gestionar agenda del director comercial y filtro de llamadas. Desarrollar presentaciones ejecutivas y reportes en MS Office para Dirección general y clientes potenciales. 
Ventas: Diligenciar estatus de ventas en el sistema operativo Pipedrive y base de datos de clientes con 100% de oportunidad y exactitud incrementando en un 1% la venta de inmuebles. Mantener RRPP con los clientes.
Tareas de oficina: Gestión del correo, mensajería y correspondencia. Administrar sala de juntas. Revisar facturas y tramitar pago a proveedores. Tramitar viáticos y comprobar gastos del director. Administrar inventario de insumos. Manejar conmutador. Contratar y supervisar personal de limpieza.

Asegurar el buen funcionamiento del área a través de la gestión de la agenda de selección y reclutamiento de RRHH y los expedientes del personal contratado. Desarrollar presentaciones ejecutivas y reportes varios en MS Office para la gerencia y colaboradores del área.
RRPP: Con clientes y proveedores: FOX TV, TV Azteca, Canal 11, Canal 22, Televisa. 
Tareas de oficina: Gestionar viajes de negocios para el personal de toda la empresa incluyendo directores y socios de la empresa. Tramitar viáticos y comprobar gastos de toda la empresa con un 100% de exactitud y oportunidad. Negociar y contratar servicios generales dentro de los parámetros establecidos en el presupuesto. Administrar inventario de papelería. Gestión del correo, mensajería y 
correspondencia. Coordinar uso de sala de juntas. Manejar conmutador y recepción de clientes y proveedores.

Gerenciar en tiempo y forma agenda de selección y reclutamiento de RRHH: entrevistas y pruebas psicométricas de candidatos asegurando resultados adecuados. Desarrollar presentaciones ejecutivas y reportes en Office para la gerencia y colaboradores del área. 
Tareas de oficina: Gestión del correo, mensajería y correspondencia. Coordinar uso sala de juntas. Manejar conmutador y controlar ingreso de personal, clientes y proveedores.

Promoción y Ventas: Venta de café colombiano incrementando en 300% el indicador de mi tienda. Gestionar encuestas de satisfacción de clientes logrando aumentar la fidelización en un 22%.
Tareas de tienda: Cobranza en efectivo y terminal bancaria y, corte diario de caja. Gestión de inventario de tienda con 98% de exactitud. Reporte mensual de costos de operación reales en Excel.