Oficial administrativo/ executive assistant/ rrhh

ERICSSON ESPAÑA S.A.
Categoría: Executive Assistant 
CSI Global Program Director Altamira
en la organización RMED ITS&S Glogal Program Altamira distribuida en 4 unidades de Clientes diferentes GCU Telefónica & CU Iberia, CU México, Centroamérica&Caribe, Sudamérica y Europa Occidental)
Duración: Octubre 2010-Enero 2021 (200 personas)
Funciones: Viajes: envío de plantilla a la agencia,  búsqueda de vuelos en internet , creación de viajes en concur (herramienta interna). aprobación de viajes. Verificación de imputación a CostCenter (viajes internos) o network cliente(business travel). Verificación facturación correcta. Realización informes de gastos y aprobación de los mismos. Verificación correcta de imputación a CC o NW
Time reporting: Reporte de horas. Gestión de los cierres mensuales, envío de fechas de cierre, verificación de imputación correcta de horas, análisis de incidencias.  Realización de reportes periódicos de horas pendientes de reporte y comunicación a las organizaciones. Reporte de horas de otros empleados On behalf of manager. Aprobación de horas por delegación de los managers. Eforms:  Peticiones múltiples. Seguimiento de los mismos.
Alta y bajas empleados: solicitud de las diversas necesidades que tiene una persona nueva cuando entra en la empresa: temas de IT, telefonía, accesos a sistemas, a listas de distribución, tarjetas, permisos, visa. Bajas: procesos varios para dar de baja a una persona en los sistemas y a nivel de HR. Carpetas de red: creación  y gestión de carpetas de red, accesos y denegación de permisos.
Listas distribución: creación y mantenimiento de las mismas, delegaciòn de accesos. Soporte múltiple a Managers. Convocatorias de reuniones de seguimiento con los distintos manager. Organización eventos internos y externos: contacto con proveedores, visitas ,  pedidos en el sistema y cierre de los mismos , resoluciòn de problemas por temas de pagos con finance. Control gasto telefonía. Control refresh móviles. Gestíon de visados. Cartas de invitación para personal de otros países. Pedidos:  material oficina, móviles , material informático, EPIs, , etc. Gestión de reparaciones de móviles, plantillas de petición , contacto con proveedor y plantilla de mensajería. Control equipos informáticos: verificación de lo que se imputa al CC. Mensajería: gestión de envíos varios por el sistema. Mudanzas: envío información a la organización y de la hoja de excell de toda la organización con los datos de cada empleado, chequeo de puestos antes y después de la mudanza.  Resolución de incidencias y distribución por plantas de las distintas unidades de la organización.  Contactos con los managers y  gestión de edificios. Control de taquillas para personas en Host desking. Reparto Cheques restaurante, control de CC y de asignación correcta de personas a los mismos. Labor de relaciones públicas con Secretarias de clientes: CFO, Directors, Ceo´s.
Sharepoint web site; Reuniones semanales internas y con la región, actualización de la herramienta. Newsletter: petición de temas a tratar, compilación de información y subida al sharepoint de la unidad. Asistencia a las reuniones mensuales y semanales  de secretarias y  cursos. Peticiones de plazas de parking para visitas a Ericsson y para visitas con el cliente. Incidencias Telefonía. Reserva de salas. Organización reuniones internas y externa. Auditorías: chequeo de información, reuniones preparatorias,  puesta al día de la información. Gestión de personal externo  ASP´: accesos, tarjetas, ordenadores, prevención riesgos laborales PRL, teléfonos, accesos informáticos. Reportes mensuales con visibilidad de acumulado anual de billability y utilización por unidad, con el detalle por empleado, unidad y compañía/país, para detectar errores en el reporte de horas, posibles desviaciones y así poder corregirlos en el mes posterior. Creación de los ficheros excel de vacaciones, para tener la visión completa de las diferentes unidades. Estos ficheros se crean teniendo en cuenta los diferentes calendarios laborales que nos aplican: Madrid, Sevilla, Valladolid, Valencia, Alicante, Portugal, Marruecos, Avatar Madrid, Avatar Valladolid.
LT y AEM, Workshops y meetings: convocatorias, agenda, participación, minutas, seguimiento,  AP y subida de documentos a eridoc. Punto de contacto con HR para los empleados que se encuentran de baja y que ya no pueden contactar por telefono con HR: Hacemos todas sus gestiones en su nombre. Soporte a visitas y empleados de otros países incluyendo:  resevas de hoteles, restaurantes, transporte, salas, caterings, apoyo local y actividaedes lúdicas. Punto de contacto de las organizaciones a las que damos soporte para cualquier duda que surja, sea o no de nuestra competencia, guiando y enseñando a los empleados sobre cómo resolver las incidencias incluso a nivel de sistemas. Comunicación de los nuevos procesos y WoW a toda la organización. Creación de  "requisitions " relativos a HR  de los empleados que soportamos. Gestión de caterings tanto internos de CU como de MELA y externos de ambos.  ROD: solicitid de creacion de PO´s contra NW  a través de support supply , solicitando presupuesto a los proveedores  y creando la solIcitud en my support (ROD)
Acondicionamiento de salas antes de reuniones. Sustitución de secretarias por baja o vacaciones. Conocimiento de todas las norrmativas que aplican a las distintas compañías del grupo en cuanto a viajes, compras, IT, telefónia y HR. Gestión de las constantes interrrupciones en nuestro puesto de trabajo aún estando ocupadas o al teléfono.

TELEFÓNICA INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO, SAU
Categoría: Secretaria Alta Dirección
Línea de Sistemas de Apoyo al Negocio (400 personas)
Duración: Noviembre 2005-Octubre 2010
Categoría: Oficial Administrativo
Duración: Abril 2000- Noviembre 2005
Secretaria de Gerencias de Plataformas y Servicios Móviles de Nueva Generación y Sistemas Móviles  (200 personas)

También tengo FPII. Técnico administrativo comercial.