Office manager, executive assistant, asistente ejecutiva, part time

Gestión de equipo  y coordinación de proyectos, actualización de bases de datos de referencia utilizada por diferentes empresas farmacéuticas con nuevos productos y cambios en diferentes mercados asegurando la exactitud, integración de los datos de referencia, generación de Reportes y Wordclouds mensuales, estandarizando atributos y agrupación de los datos según criterios predeterminados y reglas de negocio. Entrega de peticiones en base a la calidad acordada adaptándose a las necesidades del cliente y según el calendario de producción, análisis y recopilación de información para resolver problemas en asuntos no rutinarios. Reporte de Métricas diarias de participación de los médicos por sectores y especialización. Control de calidad de los datos según requerimientos asegurando que las decisiones tomadas se ciñen a los protocolos. Gestión eficiente las consultas de los clientes como de la documentación de los procesos. Definición, plan de acción, gestión y actualización constante de valores internos de KPI a nivel regional para evaluar el rendimiento del equipo, el área de desarrollo y las acciones de optimización. Actualizar el registro de problemas y el plan de acción con el fin de identificar las mejoras del proceso global. Reclamaciones, retrasos, problemas del local office). Trabajar en una reordenación sistemática de los procesos en el departamento para identificar la automatización- reorganización potencial e identificación de sinergias para mejorar aún más la eficiencia y la calidad. Gestión y mantenimiento de la documentación actualizada y alineada con los requisitos ISO; responsable del uso y mantenimiento de la documentación garantizando la correcta gestión y almacenamiento de los documentos. 

Transcripción y traducción de documentación, elaboración, distribución y clasificación de correspondencia y comunicaciones internas y/o externas, gestión y seguimiento de la agenda del CEO atendiendo a criterios de prioridad establecidos, gestión de viajes, elaboración periódica de notas de gastos, archivo, registro, clasificación de documentación diversa, custodia de documentación oficial y/o confidencial, gestión, filtro y reporte de llamadas de llamadas, recepción y atención de visitas, envío y gestión del correo electrónico propio como también seguimiento del correo del CEO atendiendo peticiones relacionadas con su agenda, elaboración de presentaciones, informes y reportes para la central en Holanda, traducciones inglés y español, participación en proyectos organizativos.

Preparación de resúmenes financieros y operacionales, gestión de reporting de contratos con proveedores, administración de contratos, preparación de reuniones, ambientación de salas, liquidación de gastos de viajes, recepción de visitas y clientes, gestión de agenda diaria y contactos, organizar, actualizar y presentar documentación, recepción de llamadas

Event Management (preparación, coordinación y organización de eventos, seminarios, reuniones y comités tanto internos como externos), gestión de expatriados y formalidades correspondientes (visas, viaje, mudanza, permisos laborales), elaboración de presentaciones periódicas en PowerPoint, elaboración análisis e indicadores de producción y costes, redacción de informes, protocolos y agendas en inglés y alemán, gestión, seguimiento y control de facturas, cobros, liquidaciones y pagos, reporting y seguimiento de proyectos y centro de costes de departamento, office-Management y tareas generales de Asistente de Dirección y Administrativas (filtro de llamadas, viajes de negocios, recepción de visitas, gestión de documentación, compra de material de oficina).

Gestión de recursos (personas, reuniones, citas, salas y equipamiento), organizar, actualizar y preparar documentación (presentaciones, informes, hojas de cálculo), recepción y filtro de llamadas, liquidación de gastos de viajes en SAP, recepción de visitas y clientes, gestión de agenda diaria y contactos, elaboración de órdenes de compra en SAP, tareas administrativas y de apoyo.