Office coordinator, secretaria ceo, back office, recepcionista y database manager con inglés

	Organizar recursos para los empleados y coordinación del buen funcionamiento diario de la sede de Madrid:
o	Tareas de Back Office y atención al cliente y a empleados internacionales. Colaboración con otros Dptos. y los globales (EMEA). Elaboración gastos anuales e informes del Dpto. Asistencia en entrevistas y en presentaciones
o	Recepcionista: filtrar llamadas, correo, reserva salas, couriers, facturas, organizar archivos físicos/ electrónicos
o	Asistencia a los nuevos empleados tanto a nivel logístico y como técnico
o	Eventos Corporativos: preparación de salas, equipos técnicos, catering y logística
o	Eventos Internos: reuniones de todos los empleados de Ibérica
o	Mantenimiento de relaciones con los proveedores locales, negociación y mejora de cualquier contrato
o	Búsqueda de nuevos proveedores de equipos, mobiliario y suministros. Gestión de presupuestos 
o	Proyectos locales de renovación y mejoras de la oficina: presupuestos y coordinación
o	Proyecto de apertura de dos oficinas: responsable de compras y suministros
o	Gestión de Salas reuniones y verificación del funcionamiento de los equipos audiovisuales y conexiones
o	Atención y solución de las solicitudes específicas de los empleados
o	Solución de incidencias urgentes en la oficina, tanto tecnológicas como de mantenimiento
o	Adquisición, organización y stock del Material Oficina y del de Cafetería
o	Gestión de acceso a la oficina de clientes y empleados. Mantenimiento de la seguridad
o	Coordinación con el Administrador del edificio en relación a incidencias, seguridad y control acceso a la oficina 
o	Implementación de Políticas y procedimientos de la empresa 
o	Colaboración con los especialistas de Seguridad y Salud en la oficina y con el Plan de Evacuación
o	Gestión y coordinación del personal de limpieza
mpieza

sistencia y Apoyo al Director General con Protocolo y confidencialidad: filtro llamadas español/inglés, Agenda, reuniones, emails, archivo, reserva de salas, presentaciones, notas de gastos. Eventos, catering
o	Documentación del Comité Directivo, coordinación de reuniones y videoconferencias, de viajes y logística

	Asistencia al Gerente de marketing en gestiones administrativas y logísticas:
o	Búsqueda de nuevos clientes, recopilación información necesaria para realizar listado, soporte en la programación de E-mailings, organización reuniones. Recopilación de datos, creación informes y estadísticas para las reuniones
o	Gestión y mantenimiento de BBDD de clientes a través de internet y de Linkedin
o	Envíos de catálogos de la empresa vía postal. Envío y gestión de newsletter

	Secretaria de Dirección y Back Office Coordinator:
o	Asistencia al Director: agenda, reuniones, videoconferencias, viajes y logística, informes, notas de gastos 
o	Apoyo a 5 Project Managers: en áreas Nuevos Negocios/Ejecución, seguimiento de conferencias internacionales
o	Filtro llamadas y tareas administrativas: gestión cuentas de email y de caja. Tramitación de documentación empresa (R. Mercantil, S. Social, A. Tributaria), control de albaranes y facturación a proveedores.
o	Gestión de Salas de reuniones. Organización de reuniones y Videoconferencias semanales y eventos
o	Atención al cliente, a las visitas y gestión con los proveedores. Pedidos de material de oficina, cocina y catering 
o	Responsable del buen funcionamiento de la oficina y del personal de limpieza. Resolución de incidencias 
	Especialista en gestión BBDD de Consultores (aprox. 6000): Gestión Sistema online de catalogación de CVs: filtrado, revisión formatos, catalogación por idiomas, actualización de versiones, subiéndolos al sistema. 
o	Comunicaciones con los expertos (FW Contracts, nuevas Request for Services, etc.)
o	Búsqueda perfiles especiales para Licitaciones UE y FWC: Linkedin, Assortis y otras BBDD Consultores..) 
	Proyectos y Licitaciones Multilaterales Internacionales: Perfilado y formateo Informes y de CVs (FWC Lot 10 y Lot 11 – COM 2011 Lot 1) y de las Ofertas UE (preparación de Anexo IV y ajuste de CVs). Presupuestos.
o	Solicitud, seguimiento y control de documentación de socios y de Equinoccio, traducciones
o	Maquetación, impresión, montaje, preparación de copias y digitalización de EOIs y Ofertas (etiquetado, encuadernación, gestión envíos, plazos y certificación entrega en Delegaciones o Beneficiarios)

	Proyectos y Licitaciones de Cooperación Internacionales:
o	Asistencia al director: gestión de agenda, reuniones, viajes y logística, facturación y archivos físicos/digitales 
o	Centralita, atención al cliente y Back Office: tramitación documentación de la ONG en los Registros
o	Preparación Proyectos: documentación, traducciones, presupuestos. Responsable del proceso de montaje, digitalización, encuadernación y entrega Organismos Oficiales. Visitas a los proyectos sobre el terreno 

o	Realización de entrevistas a voluntarios y formación. Organizadora de actividades para adultos
o	Creación y gestión BBDD: voluntarios y material fotográfico (proceso escaneo, digitalización y Photoshop)
o	Diseño del programa de actividades y del tríptico de la fundación

	Asistencia al Director holandés: agenda, traductora en reuniones con clientes españoles, viajes, eventos, archivos
o	Gestión documental confidencial y back office. Atención a clientes, gestión y búsqueda de nuevos proveedores

	Asistencia al director (discapacidad visual):
o	Agenda, lectura de textos, redacción de cartas e informes, viajes y logística, reuniones, gestiones privadas
o	Centralita: tareas administrativas, gestión de BBDD, gestión documental, control archivos físicos/electrónicos

(Apoyo Administrativo Jurídico, Fiscal, Tesorería, RRHH y prácticas)