Laura covelo fernandez - cv y referencias

Tareas de Administración y Recepción. Actualización y organización de archivos, organización documental, recepción de llamadas, brindar información por teléfono y/o correo electrónico sobre el colegio. Recepción de alumnos.

- Responsable de gestión de 4 sistemas operativos: 4Projects, FieldView, ProjectWise, eB (Bentley). Asignación/Denegación de permisos, Altas/Bajas de usuarios de los sistemas.
- Configurar, gestionar y mantener sistemas de control documental del proyecto en línea con la politica de la empresa, el cliente y el proyecto.
- Responsable de la preparación y gestión precisa y eficiente de los documentos. Verificar que los documentos emitidos cumplen con los estándares y procedimientos requeridos en el proyecto tales como numeración, revisión, formato. 
- Codificación de grandes volúmenes de documentación.
- Responsable de almacenar, mantener, administrar, archivar documentos electrónicos de los proyectos producidos por los equipos de Diseño (Ingenieros, Arquitectos), Comerciales, Topógrafos y de Control de Calidad. 
- Control de almacenamiento y recuperación de copias electrónicas de documentos producidos por los diferentes Departamentos arriba mencionados. Asegurar el perfecto mantenimiento de los archivos bajo custodia segura sin ningún deterioro con fácil trazabilidad y accesibilidad a ellos.
- Proporcionar ayuda práctica y capacitación/entrenamiento a los nuevos miembros del equipo del Control de Documentos- Llevar a cabo controles de calidad y auditorías internas de los sistemas/bases de datos de documentos de otros proyectos, identificando y corrigiendo cualquier anomalía.
- Asegurar que se distribuyan copias controladas de las últimas revisiones de documentos y planos aprobados según corresponda al equipo del proyecto, subcontratistas, proveedores y cliente.
- Mantener bases de datos y registros actualizados asegurando que la información sea precisa  
- Emitir, recibir y distribuir apropiadamente documentación controlada de acuerdo a los procedimientos específicos del proyecto.
- Mantener registros precisos y listas de acciones actualizados.

- Profunda capacidad para utilizar recursos de manera eficiente y garantizar que todas las tareas se completen antes de las fechas límites.
- Llevar a cabo tareas relacionadas con liquidación de nóminas de acuerdo con los procedimientos de la empresa.
- Asumir la responsabilidad de asignar horas trabajadas correctamente y la correspondiente bonificación en Sistema Ganetime para más de 900+ operarios semanalmente.
- Procesamiento de horas extras.
- Asegurar que tanto el personal permanente como los operarios temporales reciben el pago correcto y de manera puntual semanalmente.
- Mantener registros precisos de bajas por enfermedad y vacaciones.
- Mantener actualizada la documentación relativa a nóminas con fines de auditoría.
- Introducción y actualización de datos en el sistema (cambio de comercio, tarifas, porcentajes de bonificación, transferencias de proyectos, códigos de coste, cambio de patrones de turno).
- Resolver y responder consultas del personal/operarios e ingenieros de forma rápida y precisa mediante la recopilación y el análisis de información tanto por teléfono como por correo electrónico.
- Investigar y corregir discrepancias y posibles errores de nóminas.
- Ejecución y envío de informes via Ganetime (informes de seguridad, informes del equipo de encuestas, turnos consecutivos).
- Impresión de tarjetas de trabajo/pases

- Mantener registros precisos de enfermedad / ausencia, vacaciones, fechas de inicio / egreso. 
- Trazabilidad de registros, extracción de información para elaborar reportes y enviar éstos a Recursos Humanos cuando sea necesario.
- Elaboración de informes semanales y mensuales de asistencia del personal y horas extras trabajadas.
- Manejo y actualización de documentación del personal.
- Recepción y codificación de facturas. 
- Seguimiento de documentación pendiente de entrega (interna o de terceros).
- Asegurar una atención profesional y cortés en todo momento.  
- Demostrar empatía y comprensión con los clientes. 
- Manejo de incidencias entrantes vía telefónica/correo electrónico de manera eficaz. 
- Registrar las incidencias en el sistema de la empresa. 
- Asignar prioridad a incidencias entrantes y asegurar el seguimiento de las gestiones hasta el cierre de las mismas. Garantizar la resolución exitosa y rápida de diversas incidencias. 
- Escalar llamadas prioritarias, problemas de los clientes cuando sea necesario al personal apropiado para su efectiva resolución.
- Concertar citas con los técnicos para que éstos asistan a las instalaciones y realicen las reparaciones correspondientes.
- Seguimiento con el cliente mediante correos electrónico o llamada telefónica sobre el progreso de la incidencia, responder a sus consultas o solicitudes.
- Registrar el progreso de las incidencias en el Sistema de la empresa y cerrar éstas una vez el servicio normal se ha reanudado.

- Mantener la buena imagen en el área de venta y en el probador.
- Retirar las prendas del almacén cuando sea necesario, ponerles precio y etiquetarlas.
- Relleno de la lista de reemplazos y de agotados.
- Ofrecer asesoramiento al cliente y opciones de compra, así como proporcionar las prendas necesarias (talla, color) para permitir la compra de estas.
- Asegurar que los clientes tengan una experiencia positiva en la tienda para fomentar la lealtad del cliente y crear satisfacción

Check-in de pasajeros: comprobación de la tarjeta de embarque (destino, fecha, hora y número de vuelo), comprobación de pasaportes (nombre, apellidos, fecha de caducidad), pesaje de equipaje, embarque de pasajeros.

- Asegurar el buen funcionamiento de la oficina.
- Dar la bienvenida a los clients y visitantes de la oficina. 
- Trabajar como parte de un equipo y apoyar al Director Gerente en tareas diarias (recordar citas, asuntos que requieren atención inmediata, etc.).
- Organización y mantenimiento de agendas y concertación de citas.
- Mantener actualizados los archivos de los clientes y otros registros internos. 
- Preparación de facturas para los clientes. 
- Recopilación de documentación para firmar Compra-Ventas de propiedades, Testamentos, Herencias y Poderes notariales en Notaría. Toda la documentación debía mecanografiarse en sueco-español y inglés-español.
- Tareas de seguimiento relacionadas con compra-venta de propiedades, herencias y testamentos.
- Responsable de llenar y procesar diversos formularios (seguros de hogar, tarjetas de residentes, cambios de licencia de conducir, etc.).
- Abrir, clasificar y distribuir diariamente el correo interno y externo según sea necesario. 
- Contactar a los clientes en sus países (Inglaterra, Suecia, Noruega) para actualizarlos sobre los problemas pendientes y otros seguimientos requeridos.
- Proporcionar información precisa y asesoramiento a los clientes sobre los servicios, responder consultas y lograr el progreso efectivi de los problemas.
- Manejo de llamadas entrantes y salientes en inglés.
- Entrar datos en el sistema de la empresa.

Administración