Administracion / administration

Proyecto: UPPER ZAKUM – FEED for 1MMBD Expansion Phase 1 (Petróleo y Gas)

▪ Administración para el Gerente del Proyecto, a la vez dando soporte al resto del equipo del Proyecto con sede en Madrid y Abu Dhabi; y colaborando con el personal clave del Contratista;
▪ Coordinar calendarios de eventos, programar citas y reuniones internas, organizar video conferencias externas en diferentes zonas horarias;
▪ Gestión de correos electrónicos y llamadas telefónicas (inglés y español);
▪ Preparación y administración de Cartas contractuales entre la Compañía y el Contratista basadas en los aportes del equipo del Proyecto, manteniendo y actualizando el Registro de Cartas regularmente;
▪ Punto de contacto central para el equipo del Proyecto / otros visitantes (incluidos los Accionistas), facilitando sus necesidades de movilización;
▪ Redacción / formateo de todos los documentos pertenecientes de Misiones de Negocios (memos) de los miembros del equipo PMT y PMC y coordinación para su movilización / desmovilización (Cartas de Invitación, Visa y alojamiento con RRHH);
▪ Administrar y actualizar el Plan de Viaje y el Registro de Asistencia, compilando detalles relacionados con billetes de avión, hojas de tiempo y planificación de vacaciones para todo el equipo del Proyecto;
▪ Gestionar el respaldo y el archivo de las minutas semanales / mensuales de las reuniones entre la Compañía y el Contratista;
▪ Distribución de los Informes Semanales de la Compañía a los Accionistas;
▪ Contacto con el Departamento de Informatica en relación con las conexiones a Internet, la solicitud de acceso al servidor, los programas informáticos.
▪ Manejo de Excel, Word, PowerPoint, Outlook y de programas informáticos como SAP y FTP;
▪ Organizar eventos de Teambuilding, servicios de catering según sea necesario;
▪ Gestionar los pedidos de material de oficina.

Logros:
▪ Desarollar una mentalidad global y maximizar el rendimiento en un entorno de trabajo multicultural.

▪  Atención telefónica y gestión de llamadas y correos (español e inglés);
▪ Organización de archivos y grabación de datos;
▪ Elaboración y gestión de albaranes;
▪ Control de entradas y salidas stock;
▪ Gestión de pedidos (introducción de pedidos en el sistema);
▪ Contabilidad y gestión administrativa de producción;
▪ Elaboración de reportes mensuales / trimestrales sobre la producción y las ventas;
▪ Mantenimiento de la Base de Datos con clientes Nacionales e Internacionales;
▪ Control de horas realizadas por los trabajadores, ausencias, vacaciones;
▪ Manejo de Excel, Word, Power Point, Outlook y de programas informáticos como ERP y SAP;
▪ Soporte administrativo al departamento de contabilidad (facturación).

▪ Soporte directo a Dirección;
▪ Gestión de correo / emails y filtrado de llamadas;
▪ Recepción de visitas;
▪ Gestión de agenda;
▪ Contacto con clientes Internacionales;
▪ Gestión de documentación y Base de datos;
▪ Manejo de Excel, Word, Power Point, Outlook y de programas informáticos como ERP y SAP;
▪ Reclutamiento y selección de puestos de informática;
▪ Sourcing (canales de medios sociales, sitios web de empleo, recomendaciones, redes, búsqueda de bases de datos, etc.);
▪ Programación y realización de entrevistas;
▪ Representación de la empresa en Ferias de Empleo, y otros eventos externos de informática.

▪ Reclutamiento y selección del personal necesario para dos de las tres empresas de SPAR GROUP RUMANIA en FMCG, tanto para el departamento de merchandising para clientes como: Coca Cola, Kraft Foods, Nestlé, Ursus, JTI y retail para socios como: Carrefour, Auchan (Alcampo), Cora, Metro Cash & Carry, Selgros Cash & Carry, Mercado Carrefour, Carrefour Express;
▪ Identificar y gestionar los canales de reclutamiento adecuados para los proyectos desarrollados;
▪ Creación y publicación de anuncios de reclutamiento basados en las reuniones con los jefes del departamento;
▪ Cribado de CV, programación y realización de entrevistas;
▪ Presentación de oferta de trabajo;
▪ Informar a los candidatos sobre el resultado del proceso de selección.

Logros:
▪ Más de 150 empleados colocados en proyectos de asignación y externalización;
▪ Reclutamiento de 80 empleados en 7 días para un proyecto de reclutamiento masivo;
▪ Gestión de Recursos Humanos de 250 empleados.

▪ Tareas de recepción telefónica y de correo. Gestión de pedidos por teléfono o mediante las plataformas de courier online (Fan Courier, Star Courier);
▪ Recibir a los clientes y dirigirlos a la persona a cargo;
▪ Elaboración de contratos jornaleros y gestión documental de los promotores para su participación activa en las campañas promocionales;
▪ Creación de un registro de jornaleros y salarios utilizando la plataforma online de la empresa;
▪ Creación de informes solicitados por los gestores de proyectos.

Logros:
▪ La formación y coordinación de colegas que más tarde promocionaron a cargos superiores.

▪ Participar en las inspecciones realizadas por los órganos competentes del Departamento de Salud Pública.

Logros:
▪ Imparcialidad y interacción exitosa con diversos tipos de personas, cualidades que son esenciales para lograr los objetivos de las inspecciones.