Jefe de oficina

DESCRIPCIÓN

Los gerentes de oficina son responsables del funcionamiento eficiente de una oficina a través de una serie de tareas administrativas, financieras y de gestión.

El trabajo puede ser muy amplio y generalizado. Esto ayuda a no caer en rutina y a tener el control de diversas actividades.

Los administradores de la oficina se encargan esencialmente del buen funcionamiento de una oficina en el día a día y pueden dirigir un equipo de personal administrativo o de apoyo.

FUNCIONES

Las responsabilidades típicamente incluyen:

• Organización de reuniones y gestión de bases de datos.
• Reserva de transporte y alojamiento.
• Organización de eventos o conferencias de empresa.
• Pedir papelería y muebles.
• El tratamiento de la correspondencia, las quejas y las consultas.
• Preparación de cartas, presentaciones e informes.
• Supervisar y controlar el trabajo del personal administrativo.
• Gestión de los presupuestos de las oficinas.
• El enlace con el personal, los proveedores y los clientes.
• La aplicación y el mantenimiento de los procedimientos y sistemas administrativos de la oficina.
• Delegar tareas a empleados subalternos.
• Organizar programas de inducción para los nuevos empleados.
• Garantizar que las políticas de salud y seguridad estén actualizadas.
• Usando una gama de paquetes de software.
• Asistir a reuniones con la alta dirección.
• Ayudar a la función de RRHH de la organización manteniendo actualizados los registros del personal, organizando entrevistas, etc.

Sin embargo, dependiendo del tamaño y la estructura de la organización, el rol de gerente de oficina también puede combinarse con otro rol de trabajo en la oficina, por ejemplo:

• Asistente de RRHH.
• Secretario de la sociedad.
• Gestor de instalaciones (asumiendo la responsabilidad del mantenimiento del edificio).
• Asistente de marketing.

Los deberes a menudo incluyen algunos de los tradicionales de un asistente personal o administrador, pero el papel puede ser más amplio.

EMPLEADORES TÍPICOS DE LOS GERENTES DE OFICINA

Cualquier organización con más de un miembro del personal puede emplear a un gerente de oficina. Los principales empleadores incluyen:

• Hospitales.
• Universidades.
• Entidades financieras.
• Autoridades locales.
• Gobierno central.
• Organizaciones benéficas.
• Pequeños comercios.
• Fabricantes.

La competencia por los puestos de trabajo puede ser dura. Los puestos de trabajo se anuncian normalmente a través de bolsas de empleo y periódicos locales, regionales y nacionales (en línea o impresos), así como a través de agencias de empleo especializadas.

CUALIFICACIONES Y FORMACIÓN EXIGIDAS

A veces un título puede ser beneficioso y esta carrera está abierta a graduados de todas las disciplinas de la licenciatura. Sin embargo, muchos empleadores no especifican las calificaciones académicas como un requisito, sino que enfatizan la importancia de:

• Experiencia en funciones administrativas.
• Conocimiento de paquetes de software.
• Buenas habilidades interpersonales y de gestión del tiempo.

Es esencial tener experiencia laboral previa en oficinas, secretariado o de cara al cliente. Algunos empleadores también piden experiencia previa de trabajo en un puesto de oficina en el mismo sector. La experiencia pertinente puede adquirirse a través de la cesión temporal de trabajadores por empresas de trabajo temporal, lo que a su vez puede dar lugar a un trabajo de oficina permanente.

HABILIDADES CLAVE

• Fiabilidad y discreción: a menudo se enterará de asuntos confidenciales.
• Adaptabilidad.
• Habilidades de comunicación, negociación y construcción de relaciones.
• Habilidades organizativas.
• competencias informáticas.
• Habilidades para resolver problemas.
• Iniciativa.
• Liderazgo y la capacidad de "hacer que las cosas sucedan".
• Habilidades presupuestarias.
• Atención al detalle.