OFICIAL/A DE COMUNITATS DE PROPIETARIS

* Gestionar incidències relacionades amb el funcionament quotidià d’una comunitat de propietaris:
• Rebent i atenent trucades i/o correus electrònics de membres de la junta de la comunitat o bé de persones propietàries on hi comuniquen incidències a resoldre.
• Resolent les incidències, prenent les mesures pertinents ja sigui amb els proveïdors de serveis habituals o cercant nous industrials si escau, amb el personal encarregat de la neteja, de la consergeria, o amb qui pertoqui.
• Informant a propietaris i persones que viuen a l’immoble de possibles afectacions relacionades amb la resolució d’incidències (p.e. talls d’aigua o llum, no accés al garatge, etc.).
• Fent el seguiment, insistint amb els proveïdors si escau, assegurant-se del tancament de les incidències, i comunicant-ho, si és pertinent, a la persona que ha comunicat la incidència.
* Realitzar les juntes ordinàries i extraordinàries de les comunitats de propietaris:
• Convocant, d’acord amb el president, la preceptiva junta ordinària de propietaris, i extraordinària quan escaigui, notificant convenientment les persones propietàries, adjuntant l’ordre del dia de la reunió i altra documentació necessària (comptes anuals, pressupost, etc.).
• Revisant la comptabilitat d’ingressos i despeses anual, així com el pressupost per l’any següent, incloent quotes dels propietaris, elaborats per l’equip d’administració.
• Duent a terme, seguint l’ordre del dia tramés prèviament, les reunions de junta, tot facilitant la presa d’acords i resolent tots els dubtes que s’hi puguin suscitar.
• Redactant i remetent les actes de les reunions.
• Assessorant professionalment la comunitat en tot allò que l’afecta.
* Coordinar reformes i reparacions dels immobles:
• Estant al corrent de normatives d’obligat compliment respecte del manteniment dels immobles (seguretat, habitabilitat i accessibilitat).
• Buscant possibles proveïdors entre els que formen part de la borsa de l’organització cercant-ne de nous, d’acord amb les directrius generals de gerència.
• Negociant pressupostos amb els professionals que puguin dur a terme les reformes o reparacions.
• Assegurant-se que els nous proveïdors compten amb tots els permisos necessaris per a dur terme les obres.
• Coordinant-se amb l’arquitecte si cal demanar permís d’obres i després durant la seva execució.
• Supervisant in situ el bon funcionament i avenç de les obres que es duguin a terme a les comunitats, tractant amb els industrials i assegurant-se que compleixen en temps i forma amb allò acordat.
• Coordinant-se en tot moment amb el president i/o la junta de la comunitat de propietaris, comptant sempre amb les firmes necessàries per entomar obres d’envergadura.
• Informant pertinentment de les possibles derrames que es derivin de les obres i assegurant-se que el càlcul de les mateixes és correcte, per tal de procedir a girar els rebuts de provisions de fons, segons s’acordi amb president i/o junta.
* Realitzar altres tasques del departament de comunitats de propietaris:
• Coordinant-se amb gerència i els altres oficials que treballen al departament i substituint aquests quan escaigui.
• Treballant amb l’equip d’administració, tot donant-hi suport i supervisant el correcte càlcul de coeficients i derrames i revisant la comptabilitat de les diferents comunitats cada sis mesos per detectar possibles errors i solucionar-los abans que es procedeixi al tancament anual.
• Gestionant l’assegurança de la comunitat i tramitant i seguint sinistres.
• Mantenint-se actualitzat de la normativa d’aplicació a les comunitats de propietaris.
• Estant al corrent de possibles subvencions i ajuts per a la rehabilitació o manteniment d’immobles i omplint la documentació pertinent.
• Controlant l’estat d’impagats i morosos i traspassant la situació al departament jurídic quan aquesta es complica.
• Coordinant l’arxiu de tota la documentació, ja sigui en format físic o informàtic, que duu a terme l’equip d’administració. Experiència 2 anys. De forma ideal s’ha de comptar amb experiència prèvia treballant com a Oficial de comunitat de propietaris, però es valoraran altres perfils de persones que hagin treballat en banca, assegurances o en gestories.. Competències / coneixements: COMPETÈNCIES BÀSIQUES I TÈCNIQUES
* Dominar la Llei de propietat horitzontal
* Coneixements econòmics i financers
* Coneixements de comptabilitat (ingressos i despeses)
* Coneixements de càlcul de coeficients de comunitats de propietaris
* Coneixements bàsics de l’àmbit laboral (nòmines, seguretat social, etc.)
* Coneixements bàsics d’assegurances
* Coneixements de sistemes d’arxiu convencional i informàtic
* Dominar informàtica a nivell usuari (ofimàtica)
* Dominar les llengües catalana i castellana: nivell C1 en comprensió, parla i escriptura
COMPETÈNCIES TRANSVERSALS
* Orientació al client: desig i disposició d’ajudar i treballar en benefici de les persones i les comunitats de propietaris clients, avantposant els interessos aliens als propis i mostrant una clara vocació de contribuir a millorar el dia a dia d’aquelles, tot satisfent les seves necessitats.
* Comunicació: expressar i presentar les pròpies idees i entendre les dels altres de manera clara i efectiva mantenint una actitud assertiva. Demostrar capacitat per a fer un bon raonament, de forma sintètica i concisa. Capacitat per parlar en públic, de manera clara i ordenada, liderant reunions de treball, tot gestionant les diferents intervencions. Adequada redacció en llengües catalana i castellana.
* Autonomia i resolució de problemes: capacitat de dur a terme les funcions i tasques inherents al seu càrrec, tot abordant els problemes o incidències, perseguint la seva solució, amb confiança, responsabilitat, seguretat i sense necessitat de supervisió constant.
* Organització: tenir una visió de conjunt de les pròpies tasques i del camp d'activitat i organitzar-se i prioritzar de manera lògica i ordenada les accions a dur a terme per tal d’assolir els objectius i resultats previstos, tot optimitzant l’ús del temps i els recursos disponibles. Seguir totes les qüestions i temes de la seva responsabilitat. Mantenir el propi lloc de treball ordenat de manera que faciliti la tasca diària.
* Responsabilitat professional: execució eficaç i eficient de la feina per a l’assoliment dels objectius i resultats previstos de l’organització i de les comunitat de propietaris clients, demostrant capacitat per pensar i actuar eficaçment, assumint les pròpies accions i prenent decisions oportunes, aportant idees i/o metodologies per millorar la feina. Mantenir la confidencialitat de les dades de la pròpia organització, de les comunitats de propietaris, així com dels proveïdors amb qui es treballa.
* Gestió de l’estrès: capacitat de mantenir l’autocontrol i seguir actuant amb eficàcia en situacions de pressió provocades per sobrecàrrega de feina o conflictes, assolint els objectius esperats i mantenint el nivell de qualitat exigit.
* Negociació: capacitat per a cercar el consens davant d’una situació en la que existeixen necessitats, interessos i posicionaments diferents, utilitzant arguments clars i suficients encaminats a assolir acords satisfactoris, entre les persones implicades, que permetin assolir els millors resultats per a tota l’organització. També habilitat per gestionar conflictes, tot encarant-los i cercant la millor manera de resoldre’s en benefici de totes les parts involucrades, especialment els clients i la pròpia organització.