AUXILIAR ADMINISTRATIVO

En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral . Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente. Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.
Tareas

Gestión de Calendarios y Plazos:


Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas.
Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas.


Comunicación con Clientes y proveedores en proyectos grandes:


Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente.
Coordinar reuniones y consultas con clientes.


Apoyo en Transacciones y Cierres:


Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones.
Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.


Gestión:


Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos .
Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos.
Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones


Administración de Datos y Tecnología:


Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos).
Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mangenimiento de las mismas.

OTRAS FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN

Gestión de Recursos Humanos:


Contratación y selección de personal (portales GIPE).
Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral).
Coordinación de la formación y desarrollo del personal.
Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales.


Gestión de Oficina (correos, RRSS y teléfono),:


Coordinación de las operaciones diarias de la oficina.
Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización.
Coordinación de servicios de limpieza y seguridad.
Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas.


Gestión de Proyectos y Tareas Administrativas.( Kleos y Holded):


Coordinación de proyectos y tareas administrativas.
Seguimiento y cumplimiento de plazos.
Organización de reuniones y eventos internos.


Atención al Cliente Interno y Externo:


Atención y asistencia a clientes.
Coordinación de reuniones y citas con clientes.
Manejo de quejas y solicitudes de clientes.


Gestión de Contratos y proveedores:


Revisión y seguimiento de contratos.
Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos.
Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos.

Funciones de Gestión de proyectos y Financiero:

Registro y Control Financiero Kleos y Holded:


Registro de transacciones financieras.
Mantenimiento de registros contables precisos.
Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.


Facturación y Cobranza:


Generación y envío de facturas a clientes.
Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza.
Resolución de discrepancias y consultas de facturación.


Conciliación Bancaria:


Conciliación de extractos bancarios con registros contables.
Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas.


Elaboración de Informes Financieros:


Preparación de estados financieros periódicos.
Análisis de ingresos y gastos.
Reportes de rentabilidad y presupuesto.


Cumplimiento Fiscal y Regulatorio (apoyo de Pedro Sanchez Serra) :


Ayuda a Preparación y presentación de declaraciones fiscales.
Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal.
Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad.


Gestión de Gastos:


Control y revisión de gastos operativos.
Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados.
Búsqueda de oportunidades para reducir costos.


Planificación Presupuestaria / presentaciones a clientes:


Colaboración en la creación de presupuestos anuales.
Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto.

Requisitos

Experiencia previa como auxiliar administrativo y contable
Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados
Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa
Capacidad para trabajar en equipo
Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión
Valoración de experiencia en ventas / comercial

Beneficios

Posibilidad de teletrabajo parcial
Remuneracion variable por la consecución de objetivos
Buen ambiente
Despacho pequeño

¿Quieres formar parte de nuestro despacho? ¡Aplica ahora para ser nuestro Auxiliar Administrativo y únete a Briones Abogados en su misión de proporcionar excelencia legal!