Jefe de oficina

DESCRIPCIÓN

Los gerentes de oficina son responsables del funcionamiento eficiente de una oficina a través de una serie de tareas administrativas, financieras y de gestión.

El trabajo puede ser muy amplio y generalizado. Esto ayuda a no caer en rutina y a tener el control de diversas actividades.

Los administradores de la oficina se encargan esencialmente del buen funcionamiento de una oficina en el día a día y pueden dirigir un equipo de personal administrativo o de apoyo.

FUNCIONES

Las responsabilidades típicamente incluyen:

  • Organización de reuniones y gestión de bases de datos.
  • Reserva de transporte y alojamiento.
  • Organización de eventos o conferencias de empresa.
  • Pedir papelería y muebles.
  • El tratamiento de la correspondencia, las quejas y las consultas.
  • Preparación de cartas, presentaciones e informes.
  • Supervisar y controlar el trabajo del personal administrativo.
  • Gestión de los presupuestos de las oficinas.
  • El enlace con el personal, los proveedores y los clientes.
  • La aplicación y el mantenimiento de los procedimientos y sistemas administrativos de la oficina.
  • Delegar tareas a empleados subalternos.
  • Organizar programas de inducción para los nuevos empleados.
  • Garantizar que las políticas de salud y seguridad estén actualizadas.
  • Usando una gama de paquetes de software.
  • Asistir a reuniones con la alta dirección.
  • Ayudar a la función de RRHH de la organización manteniendo actualizados los registros del personal, organizando entrevistas, etc.

Sin embargo, dependiendo del tamaño y la estructura de la organización, el rol de gerente de oficina también puede combinarse con otro rol de trabajo en la oficina, por ejemplo:

  • Asistente de RRHH.
  • Secretario de la sociedad.
  • Gestor de instalaciones (asumiendo la responsabilidad del mantenimiento del edificio).
  • Asistente de marketing.

Los deberes a menudo incluyen algunos de los tradicionales de un asistente personal o administrador, pero el papel puede ser más amplio.

EMPLEADORES TÍPICOS DE LOS GERENTES DE OFICINA

Cualquier organización con más de un miembro del personal puede emplear a un gerente de oficina. Los principales empleadores incluyen:

  • Hospitales.
  • Universidades.
  • Entidades financieras.
  • Autoridades locales.
  • Gobierno central.
  • Organizaciones benéficas.
  • Pequeños comercios.
  • Fabricantes.

La competencia por los puestos de trabajo puede ser dura. Los puestos de trabajo se anuncian normalmente a través de bolsas de empleo y periódicos locales, regionales y nacionales (en línea o impresos), así como a través de agencias de empleo especializadas.

CUALIFICACIONES Y FORMACIÓN EXIGIDAS

A veces un título puede ser beneficioso y esta carrera está abierta a graduados de todas las disciplinas de la licenciatura. Sin embargo, muchos empleadores no especifican las calificaciones académicas como un requisito, sino que enfatizan la importancia de:

  • Experiencia en funciones administrativas.
  • Conocimiento de paquetes de software.
  • Buenas habilidades interpersonales y de gestión del tiempo.

Es esencial tener experiencia laboral previa en oficinas, secretariado o de cara al cliente. Algunos empleadores también piden experiencia previa de trabajo en un puesto de oficina en el mismo sector. La experiencia pertinente puede adquirirse a través de la cesión temporal de trabajadores por empresas de trabajo temporal, lo que a su vez puede dar lugar a un trabajo de oficina permanente.

HABILIDADES CLAVE

  • Fiabilidad y discreción: a menudo se enterará de asuntos confidenciales.
  • Adaptabilidad.
  • Habilidades de comunicación, negociación y construcción de relaciones.
  • Habilidades organizativas.
  • competencias informáticas.
  • Habilidades para resolver problemas.
  • Iniciativa.
  • Liderazgo y la capacidad de "hacer que las cosas sucedan".
  • Habilidades presupuestarias.
  • Atención al detalle.

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