Secretaria bilingüe

DESCRIPCIÓN

Las secretarias bilingües o multilingües son empleadas para usar sus habilidades en idiomas extranjeros para una variedad de propósitos administrativos y de secretaría.

Las secretarias y asistentes personales (AP) bilingües o multilingües llevan a cabo el trabajo administrativo y, como sugiere el título del puesto, pueden hacerlo en más de un idioma.

FUNCIONES

Las responsabilidades típicas del trabajo incluyen:

• Contestar llamadas telefónicas/recibir mensajes en un idioma extranjero.
• Organización de reuniones y gestión de agendas.
• Reserva de transporte y alojamiento para visitas al extranjero/visitantes internacionales (gestión de itinerarios de viaje).
• Traducción de documentos del inglés a idiomas extranjeros.
• Actuar como intérprete.
• Gestión de la correspondencia extranjera.
• Conocer y saludar a los clientes.
• Escribir y compilar informes.
• Revisar y registrar los gastos.
• Presentación.
• Gestión de bases de datos.
• La contratación, la formación y la supervisión del personal subalterno.

El rol también puede incluir algunas tareas específicas del sector en el que trabaja tu empleador: por ejemplo, si trabajas para una empresa manufacturera, tu rol podría incluir algún trabajo de aseguramiento de la calidad o de auditoría. Por esta razón, muchas secretarias bilingües o multilingües terminan especializándose en un sector o industria en particular.

Los cargos varían según el sector y la empresa: los empleadores pueden pedir secretarias bilingües/multilingües, asistentes personales, asistentes ejecutivos, administradores o administradores de equipos. Sin embargo, las ofertas de empleo también pueden especificar la lengua o lenguas extranjeras concretas que se necesitan, por ejemplo: "asistente ejecutivo francófono".

El trabajo ofrece la posibilidad de ascenso a través de la ascensión a puestos de mayor jerarquía o el paso a áreas de empleo relacionadas, como la traducción, la interpretación, el marketing o las relaciones públicas.

EMPLEADORES TÍPICOS DE LAS SECRETARIAS BILINGÜES

• Gobiernos nacionales.
• Empresas privadas o fabricantes que tienen mucho trabajo internacional.
• Entidades comerciales o financieras.
• Consultorías de gestión y empresas de servicios profesionales.
• Bancos.
• Bufetes de abogados.

La competencia por los puestos de trabajo puede ser dura. Los puestos de trabajo se anuncian normalmente a través de bolsas de empleo y periódicos locales, regionales y nacionales (en línea o impresos), así como a través de agencias de empleo especializadas.

CUALIFICACIONES Y FORMACIÓN EXIGIDAS

La fluidez en el idioma o idiomas extranjeros apropiados es esencial, pero las calificaciones académicas formales tienden a no serlo, aunque a veces los empleadores piden calificaciones mínimas.

Los empleadores pueden pedir un número mínimo de palabras por minuto y, aunque ya no se pide la taquigrafía, puede ser ventajoso. Es posible realizar un curso de formación de secretariado en los centros de formación continua.

Muchos empleadores prefieren que los candidatos posean cierta experiencia en el sector en el que trabaja el empleador o, al menos, en funciones anteriores centradas en la oficina o en el servicio al cliente. La experiencia pertinente puede adquirirse inicialmente a través del trabajo a través de empresas de trabajo temporal, que a su vez puede dar lugar a un trabajo permanente.

HABILIDADES CLAVE

• Dominio de los idiomas requeridos.
• Conocimientos de informática (a menudo conocimientos avanzados de Office y la capacidad de aprender bases de datos y otros programas informáticos a medida).
• Organización, gestión del tiempo y capacidad de realizar varias tareas a la vez.
• Atención al detalle.
• Habilidades de comunicación.
• Trabajo en equipo.
• Iniciativa.
• Discreción.
• Un enfoque flexible del trabajo y la capacidad de hacer frente a una carga de trabajo cambiante y exigente.
• Habilidades organizativas.